¡Hola a todos! El pasado 29 de julio tuvimos una clase superinteresante donde desglosamos en profundidad dos aspectos cruciales de Power BI PL-300: la aprobación y certificación de informes y las opciones de exportación y colaboración. Como siempre, mi mayor alegría es ver cómo mis alumnos alcanzan sus metas, y esta semana celebramos con 5 nuevas certificaciones PL-300. Su éxito es mi mayor motivación.
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Promoción vs. Certificación: ¿Cuál es la diferencia clave?
En la sesión, exploramos a fondo la diferencia entre promocionar y certificar elementos en el servicio de Power BI PL-300. Esto es fundamental para entender cómo se gestiona la información y la confianza dentro de una organización:
- Promocionar: Piensa en ello como una forma de destacar un informe o un modelo semántico. Cualquier colaborador con el rol adecuado puede promocionar un elemento, indicando que es útil y relevante. Es una «bandera» de visibilidad, pero no necesariamente de validación oficial.
- Certificar: Aquí es donde entra el sello de calidad. La certificación otorga una validez oficial a nivel de organización. Significa que ese informe o modelo semántico ha sido revisado y aprobado por un equipo o persona designada, garantizando la exactitud y fiabilidad de los datos. Para certificar, no solo necesitas el rol de colaborador, sino que también debes formar parte de un grupo de seguridad específico, definido por los administradores de Power BI. ¡Incluso queda un registro de quién lo certificó y cuándo!
Hablamos sobre cómo configurar estos grupos de seguridad en el portal de administración de Microsoft, enfatizando la importancia de trabajar con grupos en lugar de usuarios individuales para una gestión de permisos más eficiente y escalable.
Dominando la exportación y colaboración en Power BI
También nos sumergimos en las diversas opciones de exportación y colaboración disponibles en Power BI PL-300, haciendo hincapié en las diferencias entre un usuario con permisos de colaborador (o superior) y un visor.
Guardar y descargar informes:
- Guardar una copia: Un colaborador puede duplicar un informe en cualquier área de trabajo donde tenga permisos.
- Descargar el archivo (.pbix): Aquí hay un matiz crucial. Los colaboradores pueden descargar el archivo .pbix de dos maneras:
Los visores, por su parte, no pueden descargar el archivo .pbix, incluso si ven la opción. Es una limitación importante para la seguridad de los datos.
Compartir informes:
- Insertar en SharePoint: Los informes de Power BI se pueden integrar en sitios de SharePoint. Es importante recordar que, aunque estén en SharePoint, el usuario que acceda debe tener la licencia y los permisos adecuados de Power BI para visualizarlos. ¡Microsoft siempre valida los permisos!
- Insertar en un sitio web o portal (código HTML): Permite integrar el informe en cualquier página web.
- Publicar en la Web (enlace público): Esta es una característica potente y delicada. Solo los usuarios con permisos específicos pueden generar enlaces públicos, que exponen el informe y sus datos a cualquier persona en internet de forma anónima. Mostré cómo un administrador puede ver y eliminar estos enlaces públicos, ¡así que tened mucho cuidado con la información que compartís de esta manera!
Análisis de datos:
- Analizar en Excel: Esta funcionalidad permite conectar Excel directamente al modelo semántico de Power BI en la nube, lo que facilita la creación de tablas dinámicas y gráficos. Sin embargo, solo los usuarios con el rol de colaborador (o superior), o aquellos a los que se les haya otorgado permisos específicos de «compilar» sobre el modelo semántico, pueden utilizarla. Los visores no tienen acceso a esta opción.
- Exportar a PowerPoint y PDF: Todos los usuarios, incluidos los visores, pueden exportar informes a PDF (como una «foto» estática del informe en ese momento) o a PowerPoint. Con PowerPoint, puedes elegir entre una imagen estática o una versión dinámica donde puedes interactuar con los gráficos y filtros directamente en la presentación. ¡Como Paula, una de mis alumnas, que me comentó que su jefe le pidió esto mismo ese día! Esto es superútil para preparar presentaciones interactivas.
Explora y suscríbete: Más allá de la visualización
Finalmente, vimos cómo los usuarios pueden explorar informes. Un visor, aunque no puede editar el informe original, sí puede utilizar la función «Explorar» para crear visualizaciones sencillas a partir de los datos del modelo. Esto les permite un nivel básico de análisis y personalización sin alterar el informe principal.
También mencionamos la opción de suscribirse a informes, una característica que exploraremos con más detalle, junto con la configuración de alertas.
¡Tu camino hacia la certificación PL-300 comienza aquí!
La gestión de accesos, la colaboración y las opciones de exportación son pilares fundamentales para trabajar eficientemente con Power BI en cualquier entorno empresarial. Entender estos conceptos no solo te hará un mejor profesional, sino que también te preparará para el examen de certificación Power BI PL-300.
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¡Hasta la próxima clase!
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