Blog de Alex Ayala

Compartir datos y resultados con usuarios externos es una necesidad cada vez más común en un entorno empresarial donde la colaboración traspasa las fronteras de una organización. Power BI, con su enfoque en la seguridad y la flexibilidad, ofrece varias opciones para facilitar este proceso. Vamos a profundizar en cómo podemos compartir informes y áreas de trabajo con usuarios que no pertenecen a nuestro entorno empresarial, sin perder el control sobre nuestros recursos.

El Desafío Inicial

Cuando intentamos compartir un informe o área de trabajo con un usuario externo a nuestra organización, Power BI puede bloquear la acción indicando que el dominio del destinatario está fuera de nuestra organización. Este es un comportamiento esperado y refleja el compromiso de Power BI con la seguridad. Sin embargo, existen formas seguras y efectivas de permitir este tipo de acceso, siguiendo los pasos adecuados en la configuración del portal de administración y en Azure Active Directory.

Configurando los Permisos en Power BI

Para permitir que un usuario externo acceda a nuestros informes o áreas de trabajo, primero debemos ajustar las configuraciones del portal de administración de Power BI. Los pasos fundamentales son:

1. Acceso al Portal de Administración: Dirígete a la rueda de configuración en Power BI y selecciona «Portal de administración». Desde aquí, podremos gestionar las opciones clave que permiten la colaboración con usuarios externos.
2. Habilitar el Acceso para Usuarios Externos:

Invitar al Usuario Externo desde Azure Active Directory

Una vez configurado el portal de administración de Power BI, el siguiente paso es invitar al usuario desde Azure Active Directory. Este proceso asegura que el usuario externo sea formalmente reconocido dentro de nuestra organización:

• Crear un Nuevo Usuario Invitado: Desde el portal de Azure Active Directory, selecciona «Usuarios» y luego «Nuevo usuario». Escoge la opción de «Invitar a usuario externo» e ingresa el nombre y correo electrónico del usuario.
• Enviar la Invitación: El usuario recibirá un correo electrónico para aceptar la invitación y deberá seguir un proceso de autenticación para integrarse como un usuario invitado.

Asignación de Permisos en Power BI

Una vez que el usuario externo ha aceptado la invitación, podemos proceder a asignarle los permisos necesarios en Power BI:

• Compartir Informes Específicos: Si solo necesitas que el usuario vea un informe determinado, puedes compartirlo directamente desde la interfaz de Power BI. Selecciona el informe, pulsa «Compartir» y elige «Personas específicas». Es recomendable desactivar la opción de permitir recompartir el informe, para mantener el control sobre los datos.
• Acceso al Conjunto de Datos: Para que el usuario pueda crear informes propios basados en tus datos, deberá tener acceso al conjunto de datos. Esto se puede hacer desde la sección de «Administrar permisos» del conjunto de datos correspondiente.
• Acceso al Área de Trabajo: Si quieres que el usuario tenga un rol más activo, puedes agregarlo al área de trabajo con el rol de «Colaborador». Esto le permitirá editar y publicar contenido dentro del área de trabajo.

Vídeo Explicativo

Para una explicación visual y detallada de este proceso, puedes ver el siguiente vídeo:

Consideraciones Importantes

• Control de Permisos: Asegúrate de asignar los permisos más restrictivos posibles según la necesidad del usuario externo. Si solo necesita visualizar un informe, no es necesario otorgarle permisos de edición o administración.
• Validación Continua: El acceso de usuarios externos debe revisarse periódicamente para asegurar que los permisos siguen siendo adecuados y que no hay riesgos para la seguridad de los datos.

Conclusión

Compartir informes y datos de Power BI con usuarios externos no es solo una necesidad técnica, sino una oportunidad para potenciar la colaboración y la eficiencia en proyectos que trascienden las barreras de una organización. Siguiendo estos pasos, puedes garantizar un acceso seguro y efectivo, manteniendo siempre el control sobre tus datos.

Explorar estas opciones mejora no solo tus habilidades técnicas, sino también la capacidad de colaborar y hacer crecer proyectos de manera conjunta. Asegúrte de implementar estas prácticas para maximizar el valor de tus informes y llevar la colaboración con otros a un nuevo nivel.