En esta sesión del curso PL-300 en NamasData abordamos, con detalle y desde una perspectiva práctica, uno de los bloques menos visibles pero más decisivos del examen PL-300. Este bloque se centra en el uso del servicio en la nube de Power BI y todo lo que implica compartir, actualizar y administrar informes en entornos reales de trabajo.
Aunque tradicionalmente el foco del PL-300 ha estado en Power BI Desktop, el peso de los contenidos del servicio cloud ha ido aumentando. Esto sucede en las últimas versiones del examen. Y si bien sigue siendo menos denso que los apartados de Power Query o visualización, conocer en profundidad cómo funcionan las licencias, las áreas de trabajo, las actualizaciones automáticas o las puertas de enlace, marca la diferencia entre un aprobado justo y una certificación con garantías.
Por qué esta clase no era una más
Desde el inicio dejé claro que no íbamos a hacer una simple introducción al portal de Power BI. El objetivo era entender los fundamentos técnicos que permiten, o impiden, que los informes lleguen al usuario final. No se trata solo de “publicar un informe”. Se trata de saber con qué licencia lo hago, desde qué área, quién lo puede ver y cómo se actualiza.
Y para lograr eso, es imprescindible ver la trastienda. observamos la parte del Centro de Administración de Microsoft 365, la creación de usuarios y la gestión de licencias.
Parte 1 – Crear usuarios y asignar licencias (con cabeza)
Arrancamos la demostración con la creación de dos usuarios desde el Centro de Administración de Microsoft 365, paso a paso, como se haría en una empresa real. Uno de ellos recibió una licencia de tipo Pro; el otro, ninguna. Esto no solo nos permitió explorar el portal, sino entender el rol del administrador de tenant en el ecosistema de Power BI, un aspecto que a menudo se da por supuesto y que genera confusión.
Desde ese mismo panel, vimos cómo seleccionar el tipo de licencia que queremos asignar y qué implica cada opción. Mostré que, en licencias E5, por ejemplo, Power BI Pro está incluida. Pero esto varía por país y configuración regional, y puede aparecer en el examen de forma indirecta.
Una vez creados los usuarios, accedimos al servicio desde diferentes navegadores en modo incógnito, para simular los escenarios más comunes en empresas: un usuario con licencia Pro que trabaja con normalidad. Por otro lado, otro usuario sin licencia que, al intentar acceder, recibe una asignación temporal de prueba por parte de Microsoft. Esto genera falsas percepciones de acceso libre si no se entiende el proceso.
Este punto fue especialmente importante: muchos alumnos creen que “una cuenta gratuita permite ver informes si tienes el enlace”. Sin embargo, en realidad lo que ocurre es que Microsoft, por defecto, otorga una licencia de prueba de 60 días sin avisar claramente. Mostré cómo comprobar si esa licencia está activa y cómo cancelarla para ver qué ocurre realmente cuando expira.
Parte 2 – Áreas de trabajo: personales, colaborativas y sus licencias
Después de entender cómo se crea un usuario y se le asigna una licencia, pasamos al siguiente nivel: las áreas de trabajo.
Explicamos la diferencia entre:
– Mi área de trabajo personal: espacio privado e intransferible. Solo puedo compartir informes si tanto yo como la otra persona tenemos licencia de pago. – Áreas de trabajo colaborativas: espacios donde puedo invitar a otros usuarios, asignar roles, y controlar permisos de acceso.
Aquí hicimos una demo completa creando un área de trabajo de tipo Premium por Usuario (PPU), mostrando cómo se visualiza con el icono del diamante con persona. También vimos qué pasa si un usuario sin la licencia correspondiente intenta acceder. Vimos también cómo cambiar en caliente el tipo de licencia del área, por ejemplo, degradándola de PPU a Pro. Entonces, observamos cómo eso impacta en la capacidad de acceso.
Reforcé con ejemplos visuales los distintos iconos que indican el tipo de capacidad asignada: Pro (sin icono), Premium por capacidad (solo diamante), Premium por usuario (diamante con persona). También incluimos Fabric, con su nuevo icono que tradujeron erróneamente como “capacidad del tejido”.
Este bloque tuvo un objetivo claro: que se entienda que en Power BI no basta con “tener licencia”. También hay que conocer la licencia del área de trabajo. Es decir, necesitas dos llaves para entrar: una a nivel de usuario, otra a nivel de entorno.
Parte 3 – Publicar informes y diferencias entre orígenes locales y en la nube
A continuación, realicé una doble publicación de informes: uno conectado a un archivo Excel local, y otro conectado a un archivo alojado en SharePoint.
Esto nos permitió analizar uno de los aspectos más olvidados por quienes se preparan por su cuenta: cómo se gestiona la actualización de datos en función del origen.
– Para los informes con origen en la nube (SharePoint, por ejemplo), basta con establecer las credenciales correctas y la actualización funciona sin más.
– Para los informes con origen local (como un archivo en nuestro disco duro), es necesario instalar una puerta de enlace (gateway). Sin ella, el servicio de Power BI no puede acceder a los datos.
Demostré paso a paso la instalación de una puerta de enlace personal, el tipo más simple y directo para escenarios individuales. Luego, configuramos la conexión para permitir la actualización automática de un informe publicado en el servicio.
Insistí en la distinción entre puerta de enlace personal y estándar, sus diferencias clave (usuarios, permisos, compatibilidad con DirectQuery, etc.). También señalé cuál es aplicable en cada caso. Además, mencioné que para el examen no se entra en ese nivel de detalle, pero sí se evalúa si sabes cuándo es necesaria una puerta de enlace.
Parte 4 – Licencias: límites, precios y lo que sí preguntan en el examen
En el último tramo entramos a fondo en lo que todo alumno del PL-300 debe memorizar:
– Tamaño máximo del modelo semántico:
– Licencia Pro: 1 GB
– Licencia Premium por Usuario (PPU): 100 GB
– Frecuencia de actualización automática:
– Pro: hasta 8 veces al día
– PPU: hasta 48 veces al día
Estas cifras no son anecdóticas. Aparecen directamente en el examen, ya sea en preguntas sueltas o en casos de estudio donde tienes que elegir la licencia más adecuada para un escenario determinado.
Por ejemplo: si te plantean un proyecto que requiere actualizaciones 24 veces al día, ya sabes que con una Pro no alcanza. Este tipo de lógica aplicada es clave para superar las preguntas situacionales.
También exploramos la diferencia entre licencia Pro y PPU desde el punto de vista económico (13,80 € frente a 22,50 € en España, a fecha de clase). Además, repasamos el modelo de licenciamiento por capacidad (Fabric), que aunque no entra en el examen de forma directa, es cada vez más común en entornos reales.
Conclusión – ¿Por qué esta clase importa tanto?
Esta sesión no fue una simple demostración técnica, sino una pieza esencial del puzle que todo candidato a PL-300 debe comprender:
– Saber construir un informe no basta.
– Hay que saber compartirlo con garantías.
– Hay que saber cómo se actualiza, quién puede verlo y bajo qué condiciones.
– Hay que conocer los portales de administración, aunque sea superficialmente, para no confundirse si aparecen en el examen.
Además, la clase sirvió como recordatorio de que no todo lo que parece que “funciona” en Power BI está bien configurado. A veces accedemos a informes porque Microsoft nos da licencias de prueba sin avisar, o porque no estamos respetando las políticas de uso.
Mi intención fue que ningún alumno salga del curso con dudas sobre estas cuestiones. Si tienes una licencia, sabes exactamente qué te permite hacer. Y si no la tienes, también sabes qué errores verás y cómo solucionarlos.
¿Lo más importante de todo? Que entiendas cómo piensa Power BI. Que puedas anticipar problemas, validar decisiones de diseño y explicar con claridad a tu equipo por qué se debe optar por una licencia u otra.
Y si estás preparando el examen PL-300, esta clase te da herramientas directas. Podrás enfrentarte con seguridad a las preguntas más capciosas del servicio en la nube.
Seguimos.
Y aquí puedes seguir aprendiendo sobre PL-300: https://blog.alexayala.es/category/pl-300/
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